ASA-Protokoll-Generator & Vorlage

So nutzen Sie den ASA-Protokoll-Generator

Der Generator erstellt eine druckfertige PDF-Vorlage für Ihr ASA-Sitzungsprotokoll. Sie konfigurieren den Aufbau der Vorlage online und füllen die Inhalte anschließend handschriftlich während der Sitzung aus.

1. Sitzungsdaten eingeben

Im ersten Bereich tragen Sie die Eckdaten der Sitzung ein: den Unternehmensnamen, das Datum und die Sitzungsnummer. Alle drei Felder sind optional. Wenn Sie ein Feld leer lassen, erscheint im PDF eine Leerzeile, die Sie später von Hand ergänzen können. So lässt sich auch eine komplett leere Vorlage auf Vorrat erstellen.

2. Tagesordnung konfigurieren

Legen Sie über die Plus- und Minus-Buttons fest, wie viele Tagesordnungspunkte (1–12) Ihre Sitzung umfasst und wie viele Zeilen pro Tagesordnungspunkt (1–6) für Maßnahmen zur Verfügung stehen sollen. Im PDF wird für jeden Tagesordnungspunkt eine nummerierte Kopfzeile angelegt, darunter die gewählte Anzahl an leeren Maßnahmenzeilen. Jede Zeile enthält die Spalten „Tagesordnungspunkt / Maßnahme“, „Verantwortlich“, „Bis wann“ und „Bemerkung“.

3. Teilnehmer eintragen

Geben Sie die Namen der Sitzungsteilnehmer ein — standardmäßig sind fünf leere Zeilen vorbereitet. Über den „+“-Button fügen Sie weitere Teilnehmer hinzu (bis zu 20), über das „ד entfernen Sie einzelne Zeilen. Im fertigen PDF erscheint neben jedem Namen ein Unterschriftsfeld. Leere Namensfelder bleiben im PDF leer und können handschriftlich ergänzt werden — praktisch, wenn kurzfristig zusätzliche Personen an der Sitzung teilnehmen.

4. Protokoll erstellen und herunterladen

Klicken Sie auf „Protokoll erstellen“, um Ihr individuell konfiguriertes PDF zu generieren. Der Download startet automatisch. Alternativ können Sie über den Link „Leere Vorlage herunterladen“ direkt eine Standard-Vorlage mit 8 Tagesordnungspunkten und 5 Teilnehmerzeilen herunterladen — ganz ohne weitere Eingaben.

So füllen Sie das Protokoll in der ASA-Sitzung aus

Das PDF aus dem Generator ist als Vorlage zum handschriftlichen Ausfüllen gedacht. So nutzen Sie es in der Praxis:

Vor der Sitzung

Drucken Sie die Vorlage aus und ergänzen Sie gegebenenfalls die Sitzungsdaten, falls Sie diese beim Erstellen noch nicht eingetragen haben. Legen Sie das Protokoll zusammen mit einem Stift für die protokollführende Person bereit. Tipp: Drucken Sie am besten zwei Exemplare — eines zum Ausfüllen, eines als Reserve.

Während der Sitzung

Die protokollführende Person füllt das Protokoll während der Sitzung Schritt für Schritt aus. Für jeden Tagesordnungspunkt wird in der nummerierten Kopfzeile das Thema notiert (z. B. „Bericht der SiFa“ oder „Unfallauswertung Q1“). In den darunterliegenden Maßnahmenzeilen werden die besprochenen Maßnahmen eingetragen:

Tagesordnungspunkt / Maßnahme: Beschreiben Sie die konkrete Maßnahme, z. B. „Notbeleuchtung Halle 3 prüfen“ oder „Unterweisung Lagerbereich durchführen“.

Verantwortlich: Tragen Sie den Namen oder die Funktion der Person ein, die für die Umsetzung zuständig ist.

Bis wann: Halten Sie die vereinbarte Frist fest, bis zu der die Maßnahme umgesetzt sein soll.

Bemerkung: Nutzen Sie diese Spalte für ergänzende Hinweise, z. B. „Angebot einholen“, „in nächster Sitzung prüfen“ oder den aktuellen Status einer Maßnahme.

Nach der Sitzung

Lassen Sie alle anwesenden Teilnehmer im Unterschriftsfeld unterschreiben. Das dokumentiert, wer an der Sitzung teilgenommen hat, und erhöht die Verbindlichkeit der vereinbarten Maßnahmen. Archivieren Sie das ausgefüllte Protokoll an einem zentralen Ort — empfohlen werden mindestens fünf Jahre Aufbewahrung. Nutzen Sie das Protokoll in der nächsten ASA-Sitzung als Grundlage, um offene Maßnahmen nachzuverfolgen und den aktuellen Stand zu besprechen.

Was ist der Arbeitsschutzausschuss (ASA)?

Der Arbeitsschutzausschuss (ASA) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes beratendes Gremium, das Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung im Betrieb berät. Er ist kein Beschlussorgan – seine Aufgabe ist es, den Arbeitgeber zu beraten und Empfehlungen auszusprechen. Die Einrichtung ist in § 11 des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) geregelt.

Jeder Arbeitgeber mit mehr als 20 Beschäftigten ist verpflichtet, einen ASA zu bilden – auch wenn kein Betriebsrat im Unternehmen existiert. Bei der Berechnung der Schwelle werden Teilzeitbeschäftigte anteilig angerechnet: Mitarbeitende mit bis zu 20 Wochenstunden zählen als 0,5, mit bis zu 30 Wochenstunden als 0,75. Das Gremium tritt mindestens einmal pro Vierteljahr zusammen – also mindestens vier Mal im Jahr. Ausnahmen von dieser Mindestfrequenz sieht das Gesetz nicht vor.

Wer nimmt an der ASA-Sitzung teil?

Die Zusammensetzung des ASA ist in § 11 ASiG abschließend geregelt. Folgende Personen sind Pflichtmitglieder:

• Der Arbeitgeber oder ein von ihm Beauftragter – in der Praxis übernimmt diese Person in der Regel auch den Vorsitz und die Einladung
• Zwei Betriebsratsmitglieder – vom Betriebsrat bestimmt (entfällt, wenn kein Betriebsrat vorhanden ist)
• Betriebsärzte (Arbeitsmediziner)
• Fachkräfte für Arbeitssicherheit (SiFa)
• Sicherheitsbeauftragte nach § 22 SGB VII

Darüber hinaus hat die Schwerbehindertenvertretung das Recht, an allen ASA-Sitzungen beratend teilzunehmen (§ 178 Abs. 4 SGB IX). Je nach Bedarf können weitere Personen eingeladen werden, etwa Führungskräfte, Fachplaner oder externe Berater.

Welche Themen werden im ASA behandelt?

Der ASA berät über alle wesentlichen Belange des Arbeitsschutzes im Betrieb. Typische Tagesordnungspunkte sind:

• Analyse des Unfallgeschehens seit der letzten Sitzung
• Berichte von SiFa und Betriebsarzt über durchgeführte Maßnahmen und Begehungen
• Stand der Gefährdungsbeurteilungen und offener Maßnahmen
• Geplante Unterweisungen und Schulungen
• Neue gesetzliche Anforderungen oder Änderungen von Vorschriften
• Psychische Belastungen am Arbeitsplatz und betriebliches Gesundheitsmanagement
• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) und deren Zustand

Ist ein Protokoll der ASA-Sitzung Pflicht?

Eine explizite gesetzliche Pflicht zur Protokollierung der ASA-Sitzung besteht nicht. In der Praxis ist die Dokumentation jedoch dringend empfohlen und wird von Aufsichtsbehörden und Berufsgenossenschaften regelmäßig eingefordert. Ein Protokoll dient als:

• Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung des ASA gegenüber Behörden und BG
• Dokumentation beschlossener Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen
• Grundlage für die Nachverfolgung offener Punkte in der nächsten Sitzung
• Rechtliche Absicherung des Arbeitgebers im Falle von Prüfungen oder Unfalluntersuchungen

Hinzu kommt, dass der Arbeitgeber nach § 6 ArbSchG das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung sowie die festgelegten Maßnahmen und deren Überprüfung dokumentieren muss. Da im ASA regelmäßig Maßnahmen beraten und Zuständigkeiten verteilt werden, ist ein Sitzungsprotokoll der naheliegendste Weg, dieser Dokumentationspflicht nachzukommen. In der Praxis empfiehlt sich eine Aufbewahrung der Protokolle über mindestens fünf Jahre.

Offizielle ASA-Protokoll-Vorlagen

Neben unserem Generator bieten auch einige Berufsgenossenschaften und Institutionen eigene Vorlagen und Arbeitshilfen für die Dokumentation der ASA-Sitzung an. Diese können als Ergänzung oder Alternative genutzt werden:

Rechtsgrundlagen

Der Arbeitsschutzausschuss ist in mehreren Gesetzen und Vorschriften verankert. Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für die Bildung, Zusammensetzung und Dokumentation des ASA im Überblick:

• § 11 ASiG (Arbeitssicherheitsgesetz): Pflicht zur Bildung des Arbeitsschutzausschusses bei mehr als 20 Beschäftigten, mindestens vierteljährliche Sitzungen, abschließende Zusammensetzung des Gremiums, anteilige Berücksichtigung von Teilzeitbeschäftigten
• § 22 SGB VII: Pflicht zur Bestellung von Sicherheitsbeauftragten bei regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten – diese sind Pflichtmitglieder des ASA
• § 178 Abs. 4 SGB IX: Recht der Schwerbehindertenvertretung auf beratende Teilnahme an allen ASA-Sitzungen
• § 6 ArbSchG: Dokumentationspflicht für die Gefährdungsbeurteilung, festgelegte Maßnahmen und deren Überprüfung
• DGUV Vorschrift 1 (§ 20): Konkretisierung der Pflichten zur Bestellung und zu den Aufgaben von Sicherheitsbeauftragten