Regelbetreuung nach DGUV V2: Grundbetreuung + betriebsspezifische Betreuung

Was ist die Regelbetreuung nach DGUV Vorschrift 2?

Die Regelbetreuung ist das Standardmodell der betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung in Deutschland. Sie basiert auf dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und wird durch die DGUV Vorschrift 2 konkret ausgestaltet: Die Vorschrift legt fest, welche Aufgaben Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit übernehmen müssen und wie viel Zeit dafür mindestens einzuplanen ist.

Das Modell gilt nicht automatisch für alle Unternehmen. Kleinere Betriebe können unter bestimmten Voraussetzungen stattdessen das Unternehmermodell wählen, bei dem der Unternehmer selbst Schutzaufgaben übernimmt. Für wen welches Modell zutrifft und wo die Grenzen liegen, ist eine der zentralen Fragen, die dieser Artikel beantwortet.

Inhaltlich gliedert sich die Regelbetreuung in zwei Teile: die Grundbetreuung mit festen Einsatzzeiten und die betriebsspezifische Betreuung, die auf individuelle Risiken im Unternehmen eingeht. Beide Teile zusammen ergeben die Gesamtbetreuung. Wer dieses Zusammenspiel versteht, kann Betreuungsverträge gezielt prüfen und sicherstellen, dass das eigene Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite steht.

Zweck und Rechtsgrundlage: DGUV V2 und ASiG im Zusammenspiel

Das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) verpflichtet Arbeitgeber seit 1974, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen. Es formuliert diese Pflicht jedoch bewusst allgemein: Wie viele Stunden, welche Aufgaben und welche Strukturen konkret gelten, lässt das Gesetz offen.

Genau hier setzt die DGUV Vorschrift 2 an. Als Unfallverhütungsvorschrift der gesetzlichen Unfallversicherungsträger übersetzt sie die gesetzlichen Anforderungen in verbindliche, praxistaugliche Vorgaben. Sie legt Einsatzzeiten fest, beschreibt Aufgabenfelder und unterscheidet zwischen verschiedenen Betreuungsmodellen. Für Unternehmen bedeutet das: Das ASiG schafft die Pflicht, die DGUV Vorschrift 2 definiert, wie diese Pflicht zu erfüllen ist.

Wichtig: Die DGUV Vorschrift 2 gilt für alle Mitgliedsbetriebe der jeweiligen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse und hat damit denselben verbindlichen Charakter wie staatliches Recht.

Wer als Geschäftsführer oder HR-Verantwortlicher Betreuungsverträge prüft oder neu abschließt, muss beide Ebenen kennen: das gesetzliche Fundament im ASiG und die konkreten Anforderungen aus der DGUV Vorschrift 2.

Regelbetreuung vs. Unternehmermodell: Welches Modell gilt für wen?

Die Wahl des Betreuungsmodells hängt direkt von der Betriebsgröße ab. Hier gelten ab dem 1. Januar 2026 aktualisierte Schwellenwerte.

Betriebe mit mehr als 50 Beschäftigten sind grundsätzlich zur Regelbetreuung verpflichtet. Sie müssen Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit bestellen und die vorgeschriebenen Einsatzzeiten einhalten, entweder über eigenes Personal oder einen externen Dienstleister.

Für kleinere Betriebe gibt es Spielraum:

• Bis zu 20 Beschäftigte: Regelbetreuung nach Anlage 1 der DGUV Vorschrift 2 mit vereinfachten Anforderungen, alternativ ist das Kompetenzzentrenmodell (Anlage 4) wählbar.
• 21 bis 50 Beschäftigte: Das Unternehmermodell (Anlage 3) bleibt eine Option. Die Obergrenze von 50 Beschäftigten wurde mit der Neufassung beibehalten.

Beim Unternehmermodell absolviert der Unternehmer selbst eine Ausbildung und übernimmt Schutzaufgaben eigenverantwortlich. Das setzt jedoch voraus, dass die zuständige Berufsgenossenschaft dieses Modell für die jeweilige Branche zulässt. Nicht jede BG erlaubt es, und nicht jeder Betrieb erfüllt die inhaltlichen Voraussetzungen. Im Zweifel gilt: Regelbetreuung ist die sichere Wahl.

Neufassung ab 01.01.2026: Die wichtigsten Änderungen im Überblick

Die Neufassung bringt vier wesentliche Änderungen, die Betriebe kennen müssen. Am deutlichsten spürbar ist die Anhebung des Schwellenwerts: Die Grenze für vereinfachte Betreuungsformen nach Anlage 1 steigt von 10 auf 20 Beschäftigte. Damit kommen mehr kleine Betriebe in den Genuss erleichterter Regelungen.

Ebenfalls überarbeitet wurden die Wirtschaftszweig-Zuordnungen (WZ-Schlüssel). Wer bisher in Betreuungsgruppe II eingestuft war, kann jetzt in Gruppe I oder III fallen. Das wirkt sich direkt auf die vorgeschriebenen Einsatzzeiten und damit auf die Betreuungskosten aus. Eine Überprüfung der eigenen Zuordnung lohnt sich.

Neu ist außerdem die digitale Betreuung: Bis zu einem Drittel der Grundbetreuungsleistungen darf künftig telefonisch oder online erbracht werden, in begründeten Fällen sogar bis zu 50 Prozent. Voraussetzung ist, dass Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit den Betrieb persönlich kennen.

Schließlich gilt ab 2026 eine stärkere Dokumentationspflicht beim Fortbildungsnachweis: Sifas und Betriebsärzte müssen ihre Weiterbildungen künftig im Jahresbericht belegen. Für Betriebe bedeutet das mehr Transparenz über die Qualifikation ihrer Betreuungskräfte.

Die zwei Säulen der Regelbetreuung

Die Regelbetreuung nach DGUV Vorschrift 2 ist kein monolithisches Konstrukt, sondern folgt einer klaren Logik: Sie besteht aus zwei Teilen, die gemeinsam die Gesamtbetreuung eines Betriebs ergeben.

Der erste Teil, die Grundbetreuung, deckt das ab, was in jedem Betrieb anfällt, unabhängig von Branche oder Tätigkeitsprofil. Der zweite Teil greift dort, wo betriebliche Besonderheiten zusätzlichen Handlungsbedarf erzeugen. Beide Teile sind verpflichtend, keiner ist optional.

Das Zusammenspiel ist entscheidend: Die Grundbetreuung schafft die Basis, der betriebsspezifische Teil baut darauf auf und passt die Betreuung an die tatsächlichen Risiken im Unternehmen an. Wer nur einen Teil erfüllt, erfüllt die Vorschrift nicht vollständig.

Für Geschäftsführer und HR-Verantwortliche bedeutet das: Beide Säulen müssen bei der Vertragsgestaltung mit externen Dienstleistern explizit berücksichtigt und dokumentiert sein. Ein Vertrag, der nur Grundbetreuungsleistungen regelt, reicht in der Regel nicht aus.

Säule 1: Grundbetreuung

Die Grundbetreuung ist der standardisierte Kern der Regelbetreuung. Sie umfasst Aufgaben, die in jedem Betrieb regelmäßig anfallen, unabhängig von der Branche oder den konkreten Arbeitsbedingungen vor Ort. Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2 definiert dafür neun Aufgabenfelder, die Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) gemeinsam abdecken müssen.

Zu diesen Aufgabenfeldern gehören unter anderem die Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung, die Beratung zu Arbeitsschutzmaßnahmen, die Begehung von Arbeitsstätten sowie die Mitwirkung bei Unterweisungen und der Ersten Hilfe. Beide Berufsgruppen, Betriebsarzt und Sifa, sind dabei gleichwertige Partner. Die Aufgaben werden zwischen ihnen aufgeteilt, nicht doppelt erbracht.

Entscheidend für die Praxis: Der Umfang der Grundbetreuung richtet sich nach der Beschäftigtenzahl und der Betreuungsgruppe, in die der Betrieb eingestuft ist. Daraus ergibt sich eine verbindliche Mindesteinsatzzeit in Stunden pro Jahr. Diese Zeit muss vertraglich vereinbart und nachweisbar erbracht werden. Wer hier zu wenig ansetzt, riskiert im Prüffall eine Beanstandung durch die zuständige Berufsgenossenschaft.

Säule 2: Betriebsspezifischer Teil der Betreuung

Der betriebsspezifische Teil der Betreuung greift dort, wo die standardisierte Grundbetreuung nicht ausreicht. Er entsteht aus konkreten Gegebenheiten im Betrieb, die einen erhöhten oder spezialisierten Beratungsbedarf erzeugen.

Typische Anlässe sind zum Beispiel der Einsatz besonders gefährlicher Stoffe, erhöhte Unfallrisiken in bestimmten Arbeitsbereichen oder die Einführung neuer Technologien und Maschinen. Auch die arbeitsmedizinische Vorsorge gehört vollständig in diesen Teil, sie wird ausdrücklich nicht auf die Grundbetreuungszeiten angerechnet.

Wichtig für die Praxis: Der Umfang des betriebsspezifischen Teils ist nicht pauschal vorgegeben. Der Unternehmer muss ihn selbst ermitteln, und zwar mit Unterstützung von Betriebsarzt und Sifa. Dieser Bedarf ist regelmäßig zu überprüfen und bei wesentlichen Änderungen im Betrieb anzupassen.

Weitere typische Auslöser sind:

• Planung oder Umbau von Arbeitsstätten
• Einführung neuer Arbeitsverfahren oder Arbeitsstoffe
• Häufung von Arbeitsunfällen oder Berufskrankheiten
• Besondere psychische Belastungen in bestimmten Tätigkeitsbereichen

Wer diesen Teil unterschätzt oder im Vertrag mit dem externen Dienstleister nicht explizit regelt, deckt seinen tatsächlichen Betreuungsbedarf nicht vollständig ab.

Grundbetreuung berechnen: Einsatzzeiten korrekt ermitteln

Die Grundbetreuung lässt sich auf eine klare Formel bringen: Beschäftigtenzahl multipliziert mit dem Einsatzzeitenfaktor der jeweiligen Betreuungsgruppe ergibt die Mindesteinsatzzeit in Stunden pro Jahr. Dieser Wert ist verbindlich und bildet die vertragliche Untergrenze für die Betreuungsleistung.

Entscheidend ist dabei, dass zwei Variablen zusammenspielen. Erstens die Anzahl der Beschäftigten im Betrieb, die regelmäßig aktualisiert werden muss. Zweitens die Betreuungsgruppe, in die der Betrieb eingestuft ist. Diese Gruppe hängt von der Betriebsart ab, die wiederum über den WZ-Schlüssel (Wirtschaftszweigklassifikation) definiert wird.

Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark die Betreuungsgruppe das Ergebnis beeinflusst. Der Einsatzzeitenfaktor beträgt je nach Gruppe 0,5, 1,5 oder 2,5 Stunden je Beschäftigtem und Jahr. Bei 100 Beschäftigten macht das den Unterschied zwischen 50 und 250 Stunden jährlicher Mindestbetreuung.

Wichtig: Wege- und Fahrtzeiten der Betriebsärzte und Sicherheitsfachkräfte zählen nicht zur Einsatzzeit. Sie dürfen nicht auf das Kontingent angerechnet werden.

Die folgenden Unterabschnitte zeigen, wie die Betreuungsgruppen konkret abgegrenzt sind, wie die ermittelte Gesamtzeit auf Betriebsarzt und Sifa aufgeteilt wird, und was das für verschiedene Betriebstypen in der Praxis bedeutet.

Betreuungsgruppen I bis III: Einstufung und Einsatzzeitenfaktoren

Die Einsatzzeiten sind gestaffelt nach drei Betreuungsgruppen. Jede Betriebsart wird anhand des WZ-Schlüssels (Wirtschaftszweigklassifikation) einer dieser Gruppen zugeordnet. Maßgeblich ist dabei der vorherrschende Betriebszweck, nicht einzelne Tätigkeiten oder Abteilungen. Eine Mischkalkulation nach Bereichen ist ausdrücklich nicht vorgesehen.

Die drei Gruppen unterscheiden sich im Einsatzzeitenfaktor, also den Stunden je Beschäftigtem und Jahr:

• Gruppe I: 2,5 Stunden, für Betriebe mit erhöhtem Gefährdungspotenzial, etwa im verarbeitenden Gewerbe oder in der Metallindustrie
• Gruppe II: 1,5 Stunden, für Betriebe mit mittlerem Risikoprofil, zum Beispiel im Dienstleistungsgewerbe oder leichten Produktionsbereichen
• Gruppe III: 0,5 Stunden, typisch für Betriebe mit vergleichsweise geringem Gefährdungspotenzial, etwa im Handel oder in der Verwaltung

Wichtig: Alle Betriebe gleicher Betriebsart erhalten bundesweit denselben Faktor. Unterschiedliche Einstufungen für Betriebe derselben Art sind ausgeschlossen. Wer seinen WZ-Schlüssel nicht kennt, findet ihn im Handelsregister oder beim zuständigen Unfallversicherungsträger.

Aufteilung der Einsatzzeiten auf Betriebsarzt und Sifa

Die errechnete Gesamteinsatzzeit aus der Grundbetreuung muss auf zwei Berufsgruppen verteilt werden: den Betriebsarzt und die Sicherheitsfachkraft (Sifa). Wie diese Aufteilung konkret aussieht, können Arbeitgeber grundsätzlich selbst festlegen, solange eine Mindestanforderung eingehalten wird.

Die DGUV Vorschrift 2 schreibt vor, dass jede Disziplin mindestens 20 Prozent der Grundbetreuungszeit erhalten muss. Kein Leistungserbringer darf also auf weniger als ein Fünftel der Gesamtstunden reduziert werden. Die verbleibenden 60 Prozent lassen sich flexibel verteilen, je nach betrieblichem Schwerpunkt und konkretem Bedarf.

In der Praxis bedeutet das: Wer die Aufteilung nicht aktiv steuert, riskiert eine Schieflage. Manche Verträge mit externen Dienstleistern sehen pauschal eine hälftige Teilung vor, was nicht immer zum tatsächlichen Bedarf passt.

Hinweis: Ab dem 1. Januar 2026 gilt die 20-Prozent-Mindestquote je Disziplin verbindlich für die Grundbetreuung in der Regelbetreuung. Bestehende Verträge sollten rechtzeitig geprüft und angepasst werden.

Berechnungsbeispiele für verschiedene Betriebstypen

Drei Beispiele machen die Berechnung greifbar.

Bürobetrieb, 40 Beschäftigte, Gruppe III: 40 × 0,5 = 20 Stunden Grundbetreuung pro Jahr. Da jede Disziplin mindestens 20 % der Gesamtzeit erhalten muss, entfallen mindestens 4 Stunden auf den Betriebsarzt und mindestens 4 Stunden auf die Sifa. Die restlichen 12 Stunden verteilt der Arbeitgeber flexibel zwischen beiden Disziplinen.

Handwerksbetrieb, 25 Beschäftigte, Gruppe I: 25 × 2,5 = 62,5 Stunden jährlich. Das ist ein deutlich höheres Kontingent, das dem erhöhten Gefährdungspotenzial im Handwerk Rechnung trägt. Mindestens 12,5 Stunden je Disziplin sind Pflicht.

Pflegeeinrichtung, 60 Beschäftigte, Gruppe II: 60 × 1,5 = 90 Stunden pro Jahr. Pflegebetriebe fallen typischerweise in Gruppe II, weil körperliche Belastungen und Infektionsrisiken ein mittleres Risikoprofil begründen. Mindestens 18 Stunden entfallen auf Betriebsarzt und Sifa jeweils.

Hinweis: Diese Beispiele beziehen sich ausschließlich auf die Grundbetreuung. Die betriebsspezifische Betreuung kommt je nach Anlass zusätzlich hinzu und ist separat zu ermitteln.

Betriebsspezifischer Teil der Betreuung: Bedarf ermitteln und umsetzen

Neben der Grundbetreuung, deren Stundenumfang sich rechnerisch aus Beschäftigtenzahl und Betreuungsgruppe ergibt, steht der betriebsspezifische Teil der Regelbetreuung. Dieser zweite Baustein folgt einer anderen Logik: Kein fester Faktor, keine Formel, sondern eine individuelle Bedarfsermittlung, die jeder Betrieb selbst vornehmen muss.

Der Umfang ergibt sich aus den konkreten Verhältnissen im Unternehmen. Die DGUV Vorschrift 2 definiert dafür Aufwandskriterien, also Beschreibungen von Aufgabenfeldern, die über die Grundbetreuung hinausgehen. Ob und in welchem Umfang diese Felder relevant sind, hängt vom einzelnen Betrieb ab.

Das ist kein optionaler Zusatz. Wer den betriebsspezifischen Teil ignoriert, erfüllt die Gesamtbetreuungspflicht nicht vollständig, auch wenn die Grundbetreuungsstunden korrekt berechnet und erbracht werden. Beide Komponenten zusammen bilden erst die gesetzlich geforderte Betreuung.

Hinweis: Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung sind gleichrangige Pflichtbestandteile der Regelbetreuung nach DGUV Vorschrift 2, kein Entweder-oder.

Die folgenden Abschnitte zeigen, welche Anlässe typischerweise betriebsspezifischen Bedarf auslösen, wie die Ermittlung dokumentiert wird und warum Branche und Betriebsart dabei eine entscheidende Rolle spielen.

Typische Anlässe für den betriebsspezifischen Teil

Bestimmte Ereignisse und Veränderungen im Betrieb lösen automatisch zusätzlichen Betreuungsbedarf aus. Die DGUV Vorschrift 2 nennt dafür konkrete Aufwandskriterien, die als Orientierung dienen.

Typische Anlässe sind:

• Umstrukturierungen wie Standortverlagerungen, Fusionen oder größere Umbauten, die Arbeitsabläufe und Gefährdungslagen verändern
• Einführung oder Erweiterung von Gefahrstoffen, etwa neue Reinigungsmittel, Lacke oder Prozesschemikalien
• Auffällig gestiegene Unfallzahlen oder Häufungen von Berufskrankheiten, die eine vertiefte Ursachenanalyse erfordern
• Einführung von Schichtarbeit oder Nachtarbeit, die besondere arbeitsmedizinische Begleitung notwendig macht

Wichtig: Diese Anlässe müssen nicht gleichzeitig auftreten. Schon ein einzelner Punkt kann erheblichen Zusatzaufwand begründen. Ein Betrieb, der erstmals Schichtarbeit einführt, hat damit allein schon einen klar definierten betriebsspezifischen Bedarf, unabhängig davon, ob andere Kriterien zutreffen.

Die Bedarfsermittlung sollte deshalb nicht einmalig erfolgen, sondern regelmäßig überprüft werden, zum Beispiel im Rahmen der jährlichen Unterweisung oder bei Änderungen im Betrieb.

Bedarfsermittlung und Dokumentation

Den Bedarf für den betriebsspezifischen Teil stellt der Unternehmer gemeinsam mit Betriebsarzt und Sicherheitsfachkraft fest. Das ist keine Schätzung aus dem Bauch heraus, sondern ein strukturierter Prozess, der auf den tatsächlichen Verhältnissen im Betrieb basiert.

Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung. Sie zeigt, welche Risiken und Besonderheiten im Betrieb vorliegen, und liefert damit die sachliche Basis für die Bedarfsermittlung. Ergänzend fließen Unfalldaten, geplante Veränderungen und branchenspezifische Anforderungen ein.

Das Ergebnis muss schriftlich oder elektronisch festgehalten werden, zum Beispiel in einer Leistungsvereinbarung mit dem Betriebsarzt und der Sicherheitsfachkraft. Die DGUV Vorschrift 2 schreibt ausdrücklich vor, dass Aufgaben, Umfang und Aufteilung zwischen beiden Fachkräften vereinbart und dokumentiert werden.

Hinweis: Ohne Dokumentation gilt der Bedarf im Zweifel als nicht ermittelt. Die Berufsgenossenschaft kann die Unterlagen im Rahmen einer Überprüfung anfordern.

Die Dokumentation dient also nicht nur der internen Klarheit, sondern ist gleichzeitig der Nachweis gegenüber der Berufsgenossenschaft, dass die Betreuungspflicht vollständig und korrekt erfüllt wird.

Branchenunterschiede: Büro, Handwerk und Pflege im Vergleich

Nicht jeder Betrieb hat denselben Betreuungsbedarf, und das zeigt sich besonders deutlich beim betriebsspezifischen Teil. Die DGUV Vorschrift 2 teilt Betriebe in drei Betreuungsgruppen ein, mit Grundbetreuungszeiten von 0,5 bis 2,5 Stunden pro Beschäftigtem und Jahr. Diese Einstufung spiegelt das branchentypische Gefährdungsniveau wider und beeinflusst direkt, wie viel betriebsspezifischer Zusatzbedarf realistisch zu erwarten ist.

Ein reines Büroumfeld landet meist in Gruppe III. Physische Gefährdungen sind gering, der betriebsspezifische Bedarf beschränkt sich häufig auf Bildschirmarbeitsplätze, psychische Belastungen oder ergonomische Fragen.

Handwerksbetriebe fallen je nach Tätigkeitsprofil häufig in Gruppe I oder II. Maschinen, Lärm, Gefahrstoffe und körperlich belastende Tätigkeiten erzeugen deutlich mehr Betreuungsanlässe, sowohl für den Betriebsarzt als auch für die Sicherheitsfachkraft.

Pflegeeinrichtungen werden je nach Tätigkeitsprofil Gruppe I oder II zugeordnet. Infektionsrisiken, Nachtschichten, schweres Heben und psychische Belastungen durch die Arbeit mit pflegebedürftigen Menschen begründen regelmäßig einen umfangreichen betriebsspezifischen Teil, der weit über die Grundbetreuung hinausgeht.

Umsetzung im Betrieb: Wer übernimmt welche Aufgaben?

Die Regelbetreuung funktioniert nur dann reibungslos, wenn von Anfang an klar ist, wer welche Aufgaben übernimmt. Das klingt selbstverständlich, ist in der Praxis aber eine der häufigsten Schwachstellen, besonders in Betrieben, die erstmals eine strukturierte Betreuung aufbauen.

Der Unternehmer trägt die Gesamtverantwortung. Er beauftragt die Fachkräfte, stellt die nötigen Informationen bereit und sorgt dafür, dass Betriebsarzt und Sicherheitsfachkraft (Sifa) tatsächlich arbeiten können, also Zugang zu Arbeitsplätzen, Gefährdungsbeurteilungen und relevanten Betriebsdaten erhalten.

Betriebsarzt und Sifa sind dabei keine austauschbaren Rollen. Beide bringen unterschiedliche Fachperspektiven ein und ergänzen sich. Wer welchen Teil der Grundbetreuung und des betriebsspezifischen Anteils übernimmt, muss konkret vereinbart werden.

Hinzu kommt die Frage, ob die Sifa intern oder extern besetzt wird. Auch das beeinflusst, wie Aufgaben verteilt und koordiniert werden. Die folgenden Abschnitte gehen auf diese Aspekte im Detail ein.

Interne vs. externe Sifa: Vor- und Nachteile im Vergleich

Kleine und mittlere Unternehmen stehen bei der Sifa-Besetzung vor einer klaren Entweder-oder-Entscheidung: intern qualifizieren oder extern beauftragen. Beide Wege sind nach der DGUV Vorschrift 2 zulässig, haben aber unterschiedliche Konsequenzen für Kosten, Verfügbarkeit und Betreuungsqualität.

Eine interne Sifa kennt den Betrieb, die Abläufe und die Belegschaft aus dem Alltag. Das erleichtert die Gefährdungsbeurteilung und schafft Vertrauen bei den Beschäftigten. Der Nachteil: Die Qualifizierung kostet Zeit und Geld, und die Person muss dauerhaft auf dem aktuellen Stand der Vorschriften bleiben.

Eine externe Sifa bringt sofort einsatzbereites Fachwissen mit und ist flexibel skalierbar. Gerade für KMU mit wenigen Beschäftigten lohnt sich das oft mehr als eine eigene Stelle. Der Nachteil liegt in der geringeren Betriebsnähe: Externe kennen den Betrieb nicht von innen und müssen sich Informationen aktiv erschließen.

Für die Auswahl gilt: Entscheidend ist nicht die Vertragsform, sondern ob die Sifa tatsächlich erreichbar ist, regelmäßig vor Ort erscheint und die vereinbarten Einsatzzeiten verlässlich erbringt.

Zusammenarbeit zwischen Betriebsarzt und Sifa

Betriebsarzt und Sifa sind keine parallelen Einzelkämpfer, sondern ein gesetzlich vorgeschriebenes Team. Die DGUV Vorschrift 2 schreibt ausdrücklich vor, dass beide Funktionen zusammenarbeiten und ihre Aktivitäten aufeinander abstimmen müssen.

In der Praxis bedeutet das: gemeinsame Begehungen, abgestimmte Gefährdungsbeurteilungen und ein regelmäßiger Austausch über aktuelle Belastungsschwerpunkte im Betrieb. Weder der Betriebsarzt noch die Sifa kann die Aufgaben des anderen einfach übernehmen, die Fachperspektiven sind grundlegend verschieden.

Der Betriebsarzt beurteilt gesundheitliche Risiken, leitet arbeitsmedizinische Vorsorge und berät bei Fragen zur körperlichen und psychischen Belastbarkeit. Die Sifa analysiert technische und organisatorische Gefährdungen, bewertet Schutzmaßnahmen und begleitet sicherheitstechnische Themen.

Damit die Kooperation funktioniert, braucht es klare Absprachen, wer welche Aufgaben im Rahmen der Grundbetreuung und des betriebsspezifischen Anteils übernimmt. Viele Betriebe regeln das in einer gemeinsamen Jahresplanung, die beide Fachkräfte verbindlich abstimmen und dem Unternehmer vorlegen.

Dokumentationspflichten in der Regelbetreuung

Die Dokumentation ist ein zentraler, aber oft unterschätzter Teil der Regelbetreuung. Betriebe müssen nachweisen können, dass Betriebsarzt und Sifa tatsächlich im vorgeschriebenen Umfang tätig waren.

Konkret bedeutet das: Die geleisteten Einsatzzeiten müssen aufgezeichnet werden, getrennt nach Grundbetreuung und betriebsspezifischem Anteil. Begehungsprotokolle, Beratungsberichte und die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung gehören ebenfalls zur Pflichtdokumentation. Wegezeiten dürfen dabei nicht als Einsatzzeiten angerechnet werden.

Kommt die Berufsgenossenschaft zur Prüfung, verlangt sie in der Regel folgende Unterlagen:

• Nachweise über die vereinbarten und erbrachten Einsatzzeiten
• Aktuelle Gefährdungsbeurteilungen
• Protokolle von Betriebsbegehungen
• Unterweisungsnachweise der Beschäftigten
• Bestellungsurkunden für Betriebsarzt und Sifa

Wichtig: Fehlende oder lückenhafte Dokumentation gilt als Pflichtverletzung, auch wenn die Betreuung faktisch stattgefunden hat. Im Zweifel zählt nur, was schriftlich belegt ist.

Viele Betriebe unterschätzen diesen Punkt und geraten bei Kontrollen in Erklärungsnot. Eine strukturierte Ablage, ob digital oder in Papierform, schützt vor unnötigem Aufwand und rechtlichen Konsequenzen.

Häufige Fehler bei der Regelbetreuung und wie man sie vermeidet

Viele Betriebe setzen die Regelbetreuung formal um, ohne sie wirklich zu verstehen. Das Ergebnis: Fehler, die auf dem Papier unsichtbar bleiben, aber bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft schnell sichtbar werden.

Das Problem ist dabei selten böser Wille. Meistens fehlt schlicht das Wissen darüber, wie die DGUV Vorschrift 2 in der Praxis greift. Wer die falschen Annahmen trifft, zahlt dafür mit Bußgeldern, Haftungsrisiken oder dem Verlust des Versicherungsschutzes im Schadensfall.

Die gute Nachricht: Die häufigsten Fehler sind bekannt und lassen sich mit dem richtigen Überblick gezielt vermeiden. In den folgenden Abschnitten werden drei Fehlerquellen behandelt, die in KMU besonders häufig auftreten. Wer sie kennt, kann frühzeitig gegensteuern, bevor aus einem Versäumnis ein ernsthaftes Problem wird.

Fehler 1: Falsche Einstufung in die Betreuungsgruppe

Die falsche Einstufung in eine Betreuungsgruppe gehört zu den häufigsten und folgenreichsten Fehlern in der Regelbetreuung. Wer zu niedrig eingestuft ist, rechnet mit zu wenigen Einsatzstunden, und das bedeutet: Betriebsarzt und Sifa sind faktisch zu selten im Betrieb, auch wenn das auf dem Papier korrekt aussieht.

Die Zuordnung erfolgt über den WZ-Schlüssel, also den Wirtschaftszweigschlüssel, der die Branche eines Unternehmens klassifiziert. Anlage 2 der DGUV Vorschrift 2 ordnet jedem WZ-Code eine Betreuungsgruppe zu, die wiederum die Mindesteinsatzzeiten pro Beschäftigtem festlegt. Betriebe mit höherem Gefährdungspotenzial landen in Gruppe I, Betriebe mit geringerem Risiko in Gruppe III.

Den eigenen WZ-Schlüssel finden Unternehmen in der Gewerbeanmeldung oder bei der zuständigen Berufsgenossenschaft. Wer unsicher ist, sollte dort direkt nachfragen, denn eine falsche Selbsteinstufung schützt im Schadensfall nicht vor Haftung.

Hinweis: Eine zu niedrige Einstufung kann im Ernstfall als Organisationsverschulden gewertet werden, mit direkten Konsequenzen für die Unternehmerhaftung.

Fehler 2: Betriebsspezifischen Teil der Betreuung ignorieren

Viele Betriebe kennen die Grundbetreuung und planen sie korrekt ein. Den betriebsspezifischen Anteil vergessen sie dabei regelmäßig, weil er weniger greifbar wirkt und keine feste Stundenformel hat.

Das ist ein Fehler mit Konsequenzen. Die betriebsspezifische Betreuung ist kein optionaler Zusatz, sondern ein verpflichtender Teil der Regelbetreuung nach DGUV Vorschrift 2. Sie deckt Themen ab, die über die Grundbetreuung hinausgehen: besondere Gefährdungen, betriebliche Veränderungen, spezifische Arbeitsplatzsituationen.

Wer diesen Teil ignoriert, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen schlicht nicht vollständig. Bei einer Prüfung durch die Berufsgenossenschaft reicht es nicht, die Grundbetreuungsstunden nachzuweisen. Fehlt der betriebsspezifische Anteil in der Dokumentation, gilt die Betreuung als unvollständig.

Besonders häufig passiert das, wenn Betriebe mit externen Dienstleistern arbeiten und den Leistungsumfang nicht klar vertraglich regeln. Der Dienstleister erbringt die Grundbetreuung, der betriebsspezifische Teil bleibt ungeklärt. Im Schadensfall trägt der Arbeitgeber die Verantwortung.

Fehler 3: Fehlende oder lückenhafte Dokumentation

Gute Dokumentation ist kein bürokratischer Selbstzweck. Sie ist der einzige Nachweis, dass die Regelbetreuung tatsächlich stattgefunden hat.

In der Praxis fehlen häufig genau die Unterlagen, die bei einer BG-Prüfung oder nach einem Arbeitsunfall als Erstes verlangt werden: Einsatznachweise von Betriebsarzt und Sicherheitsfachkraft, Begehungsprotokolle, Gefährdungsbeurteilungen mit Datum und Unterschrift sowie Nachweise über die betriebsspezifische Betreuung. Wer diese Dokumente nicht vorlegen kann, hat im Zweifel keine Betreuung nachgewiesen, auch wenn sie faktisch stattgefunden hat.

Die Konsequenzen sind erheblich. Bei einem schweren Arbeitsunfall prüft die Berufsgenossenschaft, ob die Schutzpflichten erfüllt wurden. Lückenhafte Unterlagen können als Indiz für Organisationsverschulden gewertet werden. Das kann Regressansprüche der Berufsgenossenschaft auslösen und öffnet zivilrechtliche Haftungsansprüche gegen die Unternehmensleitung.

Hinweis: Einsatznachweise sollten zeitnah nach jedem Termin erstellt und mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Kosten der Regelbetreuung realistisch einschätzen

Was die Regelbetreuung kostet, ist für viele Geschäftsführer eine offene Frage, und das ist ein Problem. Wer die Kosten nicht kennt, kann weder sinnvoll budgetieren noch Angebote externer Dienstleister realistisch bewerten.

Die Gesamtkosten der Regelbetreuung hängen von zwei Faktoren ab: der Betreuungsgruppe, die den Stundenumfang bestimmt, und den Stundensätzen der beauftragten Fachkräfte. Beide Größen variieren je nach Branche und Betriebsgröße erheblich. Pauschalaussagen helfen hier wenig.

Was sich aber klar sagen lässt: Ab 2026 lohnt sich eine Überprüfung der eigenen Einstufung. Die überarbeiteten WZ-Zuordnungen haben dazu geführt, dass einige Branchen in niedrigere Betreuungsgruppen gerutscht sind. Für betroffene Betriebe bedeutet das weniger Pflichtstunden und damit direkt sinkende Kosten. Wer seine Einstufung seit Jahren nicht hinterfragt hat, verschenkt möglicherweise Einsparpotenzial.

Zusätzlich erlaubt die neue Fassung der DGUV Vorschrift 2 künftig, bis zu einem Drittel der Grundbetreuung digital abzuwickeln. Das kann die Kosten für externe Dienstleister weiter senken, ohne die Betreuungsqualität zu gefährden.

Kostenfaktoren im Überblick

Die Betreuungsgruppe ist der erste Kostentreiber: Sie legt fest, wie viele Stunden pro Mitarbeiter und Jahr für Grundbetreuung und betriebsspezifische Betreuung anfallen. Je niedriger die Gruppennummer, desto mehr Stunden, desto höher die Gesamtkosten — Gruppe I steht für die höchste Gefährdung (2,5 Stunden/Jahr pro Beschäftigtem), Gruppe III für die niedrigste (0,5 Stunden/Jahr pro Beschäftigtem).

Der zweite Faktor sind die Stundensätze. Für externe Betriebsärzte und Sicherheitsfachkräfte liegen diese je nach Qualifikation und Anbieter zwischen 80 und 200 Euro pro Stunde. Bei 50 Mitarbeitern in einer mittleren Betreuungsgruppe kommen so schnell mehrere Tausend Euro im Jahr zusammen.

Wer eine interne Sicherheitsfachkraft beschäftigt, spart die externen Stundensätze, trägt aber Personalkosten und muss die Freistellung für Betreuungsaufgaben einplanen. Das lohnt sich ab einer bestimmten Betriebsgröße, rechnet sich aber nicht automatisch.

Hinzu kommen indirekte Kosten:

• Aufwand für Dokumentation und Nachweisführung
• Reisezeiten externer Fachkräfte (oft zusätzlich berechnet)
• Kosten für Unterweisungen und Begehungen

Wer alle diese Faktoren kennt, kann Angebote externer Dienstleister gezielt vergleichen und vermeidet, für Leistungen zu zahlen, die der Betrieb gar nicht benötigt.

Kostenbeispiele für KMU verschiedener Branchen

Konkrete Zahlen helfen mehr als abstrakte Beschreibungen. Die folgenden Beispiele basieren auf den Einsatzzeitvorgaben der DGUV Vorschrift 2 und einem marktüblichen Stundensatz von 90 bis 110 Euro für externe Betriebsärzte und Sicherheitsfachkräfte.

Ein Bürobetrieb (Betreuungsgruppe III, 0,5 Stunden je Beschäftigtem) kommt bei 50 Mitarbeitenden auf rund 25 Pflichtstunden, also Kosten von etwa 2.500 bis 3.000 Euro jährlich. Bei 200 Beschäftigten steigt das auf rund 9.000 bis 11.000 Euro.

Ein Handwerksbetrieb (Gruppe II, 1,5 Stunden) liegt deutlich höher: 50 Beschäftigte bedeuten rund 75 Stunden und Kosten von 7.000 bis 8.500 Euro. Bei 200 Beschäftigten sind es bis zu 33.000 Euro pro Jahr.

Pflegeeinrichtungen fallen je nach Tätigkeitsprofil in Gruppe I oder II. Bei 50 Beschäftigten können bereits 11.000 bis 14.000 Euro anfallen, bei 200 Beschäftigten schnell 45.000 Euro und mehr.

Hinweis: Diese Werte decken nur die Grundbetreuung ab. Der betriebsspezifische Anteil kommt individuell hinzu.

Fazit

Die Regelbetreuung nach DGUV Vorschrift 2 ist kein bürokratisches Randthema, sondern eine konkrete Pflicht mit klaren Konsequenzen. Wer die zwei Säulen kennt, Grundbetreuung und betriebsspezifischen Teil, und beide korrekt umsetzt, steht bei einer BG-Prüfung auf sicherem Boden.

Die korrekte Einstufung in die Betreuungsgruppe bestimmt, wie viele Stunden anfallen und was das kostet. Wer hier falsch ansetzt, unterschätzt seinen Betreuungsbedarf systematisch. Gleiches gilt für den betriebsspezifischen Teil: Er ist Pflicht, nicht Option, und muss dokumentiert sein.

Die Neufassung ab Januar 2026 bringt Änderungen, die sich direkt auf Einstufungen und Kosten auswirken. Bestehende Verträge mit externen Dienstleistern sollten deshalb jetzt geprüft werden, nicht erst wenn die Berufsgenossenschaft vor der Tür steht. Wer Betriebsarzt, Sifa und Dokumentation konsequent im Griff hat, schützt seinen Betrieb und seine Beschäftigten.